Руководство пользователя с ролью «Участника проекта(Сотрудника ведомства)»

Аббревиатура	Расшифоровка
Виртуальный прием, прием	Взаимодействие нескольких участников по видеосвязи с помощью персонального компьютера посредством использования информационно-коммуникационной сети Интернет
ВКС	Видео-конференц-связь
ЕСИА	Федеральная государственная информационная система «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (постановление Правительства Российской Федерации от 28.11.2011 № 977 «О федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»)
ЛК, личный кабинет	Интерфейс пользователя информационной системы, предоставляющий необходимый функционал
МФЦ	Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг
ОИВ	Орган исполнительной власти
Онлайн	Взаимодействие в режиме реального времени посредством информационно-коммуникационной сети Интернет
Участник приема	Пользователь информационной системы, принимающий участие в виртуальном приеме
Участник проекта	Органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, участвующие в онлайн-консультировании граждан

1 Цели и задачи

1.1 Цели системы

Подсистема онлайн консультирования граждан предоставляет жителям области возможность записаться на онлайн консультацию со специалистом органа исполнительной власти – участника проекта в удобное для них время и дату, и получить ее в онлайн формате на своем компьютере, либо в онлайн формате на компьютере в офисе МФЦ. Таким образом, отпадает необходимость личного посещения специалиста органа власти, что сокращает очереди на государственные услуги и ускоряет цикл их получения жителями области.

1.2 Основные задачи Участника проекта

Основными задачами Участника проекта в системе являются:
1) Обработка заявок, поданных в ведомство Участника проекта:
- Просмотр поданных заявок в «Реестре заявок»,
- Смена статусов заявок,
- Вывод на печать.
2) Просмотр информации о предстоящих и проведенных консультациях в «Графике консультаций»;
3) Проведение приема онлайн консультирования записавшихся граждан в «Переговорной».

2 Личный кабинет участника проекта

2.1 Вход в систему

Для входа в систему «Правовое онлайн консультирование» необходимо перейти на ваш сайт приемной, и далее в нижней части главной страницы перейти по ссылке «Вход для сотрудников».

Рисунок 1 – Вход для сотрудников

На открывшейся странице необходимо ввести электронную почту и пароль Участника проекта.

Рисунок 2 – Форма авторизации участника проекта

После успешной авторизации Участник проекта попадает на страницу Реестра заявок.

2.2 Обработка заявок

В Реестре заявок Участник проекта видит все заявки, поступающие от граждан, в которых в поле «Ведомство» выбрано его ведомство.

Рисунок 3 – Реестр заявок Участника проекта

Для быстрого поиска наиболее оптимально использовать поле «Поиск», где будет осуществлен поиск по следующим атрибутам:
- ФИО заявителя,
- адрес заявителя,
- данные регистрирующего, - тема заявки, - номер заявки. Панель фильтрации Реестра заявок Участника проекта приведена на Рисунке 4.

Рисунок 4 – Форма поиска и применения фильтров

Участник проекта может отобрать заявки на какую-то дату, воспользовавшись фильтром по дате подачи и дате консультации. Также возможна фильтрация заявок по «Статусу», «Месту проведения» и «Теме». При необходимости возможно выгрузить отфильтрованные заявки в excel.
После выбора всех необходимых параметров фильтрации, Участнику необходимо нажать на кнопку «Применить» в правой части формы. Рядом с этой кнопкой находится кнопка «Сбросить», которая отменит все настройки фильтрации, выбранные пользователем.
Процесс обработки заявки включает в себя поиск заявки и смену статусов заявки.
Найдя заявку в Реестре заявок, Участник проекта открывает карточку и может приступать к обработке заявки.
На Рисунке 5 представлен пример формы просмотра заявки Участником проекта.
Карточка заявки состоит из Заголовка, панели смены статуса, информации о заявителе и подробностей консультации, с сутью вопроса, а также данных регистрирующего.

Рисунок 5 – Форма просмотра заявки Участником проекта

2.2.1 Отказ в рассмотрении заявки

Открыв заявку, Участник проекта знакомиться с сутью вопроса и, в случае несовпадения Темы вопроса и сути вопроса, имеет право отказать в рассмотрении заявки (другие причины отказа см. в Соглашении о взаимодействии).
Для отказа в рассмотрении заявки Участнику проекта необходимо сменить статус заявки. Для этого он на панели смены статуса в списке выбирает статус «Отказ».

Рисунок 6 – Смена статуса заявки на Отказ

При выборе этого статуса открывается форма ввода причины отказа. Участник проекта вводит причину отказа и нажимает кнопку «Отказать». Причина отказа отобразилась в карточке заявки.
Для того, чтобы принять заявку на рассмотрение, Участнику проекта необходимо открыть заявку из Реестра заявок щелчком мыши, далее распахнуть список смены статуса и выбрать статус «На рассмотрении».

Рисунок 7 – Заявка на рассмотрении

После принятия заявки на рассмотрение, Участник проекта должен заполнить поле «ФИО консультирующего», и тогда он может уточнить информацию по заявке – перевести в статус «Требует уточнения», назначить консультацию – перевести в статус «Назначить консультацию», либо отказать в рассмотрении – перевести в статус «Отказ».

2.2.3 Уточнение информации по заявке

Информация в поле «Суть вопроса» заявки, либо в прикрепленных документах, может потребовать уточнения. Для уточнения информации Участник проекта переводит заявку в статус «Требует уточнения», связывается с Гражданином и просит его внести необходимую информацию в открытые для редактирования гражданину поля – «Суть вопроса» и прикрепленные файлы.
Если Гражданин не внес необходимую информацию вплоть до дня консультации, Участник проекта меняет статус заявки на «Заявитель не явился».
В случае, если Гражданин вовремя внес всю необходимую информацию, Участник проекта переводит статус заявки «Назначена консультация».

Рисунок 8 – Заявка в статусе «Требует уточнения»

2.2.4 Назначение консультации

Чтобы назначить консультацию, Участник проекта переводит заявку в статус «Назначена консультация». Теперь в «Переговорной» отобразилась заявка этого заявителя, и в назначенный день и время Участник проекта сможет провести по ней онлайн консультацию

Рисунок 9 – Консультация назначена

2.2.5 Отзыв заявки

Гражданин может отозвать заявку и тем самым отказаться от консультации. Причем отзыв заявки доступен Гражданину в статусах заявки «На рассмотрении», «Требует уточнения», «Назначена консультация». Если Гражданин перевел заявку в статус «Отозвана», Участник проекта увидит ее в этом статусе в реестре завершенных заявок, а также может отметить отсутствие ФИО заявителя в списке консультирующихся на дату в «Переговорной».

2.2.6 Статус «Заявитель не явился»

Статус «Заявитель не явился» предполагается в двух случаях:
- когда заявитель не внес запрошенную информацию в заявку в статусе «Требует уточнения» вплоть до дня консультации,
- в случае, если Гражданин не смог (или не захотел) подключаться к трансляции. В первом случае смена статуса происходит в карточке заявки в ручном режиме.

Рисунок 10 – Смена статуса «Заявитель не явился» в карточке заявки

Во втором случае смена статуса происходит в «Переговорной» в блоке описания заявки.

Рисунок 11 – Смена статуса «Заявитель не явился» в переговорной

2.3 Использование Графика консультаций

В «Графике консультаций» Участник проекта видит свое расписание на текущий месяц.

Рисунок 12 – График консультаций

Щелкнув по ячейки интересующего дня недели, Участник проекта переходит в Реестр заявок, где видит все заявки, поданные на этот день.

2.4 Проведение онлайн консультирования

Начать онлайн консультирование Участник проекта может двумя способами:
- из реестра заявок,
- из переговорной.

В «Реестра заявок», если заявка в статусе «Назначена консультация», участник может нажать на кнопку «Подключится» (см. Рисунок 12) и перейти в переговорную.

Рисунок 13 – Подключение к приёму из «Реестра заявок»

Также Участник может перейти в Переговорную в верхнем меню панели личного кабинета (см. Рисунок 13).

Рисунок 14 – Переход в переговорную

Форма состоит из окна видеотрансляции, справа от него - список всех консультаций на данный день, а также информация о консультациях будущих периодов. (см. Рисунок 14).

Рисунок 15 – Переговорная участника проекта

Список отображает время проведения консультации и ФИО гражданина. Для начала онлайн консультации, Участнику необходимо нажать на кнопку «Начать» (рисунок 15).

Рисунок 16 – Список консультаций для Участника

В окне проведения консультации по нажатию кнопки «Начать». По наступлению времени начала консультации выполняется автоматическое включение видео Участника проекта и Гражданина.
В нижней части экрана отображаются реквизиты заявки: номер заявки, ФИО заявителя, тема, суть вопроса.
Далее Участник проекта выводит Гражданина на трибуну в меню Truconf – это необходимо для начала беседы. Чтобы вывести собеседника на трибуну (дать ему слово) необходимо в окне Truconf нажать на кнопку добавления участников.

Рисунок 17 – Кнопка добавления Гражданина на трибуну

После этого беседа может быть начата.
Для ее завершения Участник проекта может либо самостоятельно прервать разговор, убрать Гражданина из участников беседы, и далее – положить трубку, либо дождаться окончания времени консультации.
Если беседа завершилась до окончания времени консультации, то Участнику проекта необходимо в списке статусов перевести заявку в статус «Консультация проведена».

2.5 Редактирование личных данных Участника проекта

Участник проекта может редактировать свой профиль в системе. Для этого ему необходимо нажать на иконку пользователя в правом верхнем углу системы, и выбрать вкладку «Личные данные» (Рисунок 17).

Рисунок 18 – Переход к «Личным данным»

Откроется страница «Личные данные» в режиме просмотра. Для редактирования данных Участнику проекта необходимо нажать кнопку «Редактировать». В форме редактирования он может изменить все поля формы (Рисунок 18).

Рисунок 19 – Редактирование данных Участника проекта

Для сохранения внесенных изменений ему необходимо нажать на кнопку «Сохранить» в нижнем левом углу формы.