Руководство пользователя с ролью «Администратор»
Перечень терминов и сокращений
| Аббревиатура | Расшифоровка |
|---|---|
| Виртуальный прием, прием | Взаимодействие нескольких участников по видеосвязи с помощью персонального компьютера посредством использования информационно-коммуникационной сети Интернет |
| ВКС | Видео-конференц-связь |
| ЕСИА | Федеральная государственная информационная система «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (постановление Правительства Российской Федерации от 28.11.2011 № 977 «О федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме») |
| ЛК, личный кабинет | Интерфейс пользователя информационной системы, предоставляющий необходимый функционал |
| МФЦ | Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг |
| ОИВ | Орган исполнительной власти |
| Онлайн | Взаимодействие в режиме реального времени посредством информационно-коммуникационной сети Интернет |
| Участник приема | Пользователь информационной системы, принимающий участие в виртуальном приеме |
| Участник проекта | Органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, участвующие в онлайн-консультировании граждан |
1.Цели и задачи
1.1 Цели системы
Подсистема онлайн консультирования граждан предоставляет жителям Ростовской области возможность записаться на онлайн консультацию со специалистом органа исполнительной власти – участника проекта в удобное для них время и дату, и получить ее в онлайн формате на своем компьютере, либо в онлайн формате на компьютере в офисе МФЦ. Таким образом, отпадает необходимость личного посещения специалиста органа власти, что сокращает очереди на государственные услуги и ускоряет цикл их получения жителями области.
1.2 Основные функции пользователя с ролью «Администратор»
Администратор системы организовывает наполнение системных справочников и текстовых блоков страниц, формирует в системе график консультаций, может подать заявление за Гражданина, если по каким-то причинам это невозможно сделать другим пользователем системы. Администратор может подключиться к онлайн консультации и посмотреть, как Участник проекта проводит прием. А также администратор имеет права на формирование и выгрузку отчетов.
Личный кабинет администратора позволяет производить следующие действия:
Просматривать все заявления, поданные в систему в «Реестре заявок»;
Формировать заявки за граждан на получение онлайн консультирования;
Формировать и редактировать график консультаций всех Ведомств на странице «График консультаций»;
Выполнять административные настройки системы в меню «Настройки»;
Формировать отчеты на странице «Отчеты»;
Подключаться к онлайн консультации и смотреть, как Участник проекта проводит прием.
2.Личный кабинет Администратора
2.1 Вход в систему
Для входа в систему «Правовое онлайн консультирование» необходимо перейти на ваш сайт приемной, и далее в нижней части главной страницы перейти по ссылке «Вход для сотрудников».
Рисунок 1 – Вход для сотрудников
На открывшейся странице необходимо ввести электронную почту и пароль администратора.
Рисунок 2 – Форма авторизации администратора
После успешной авторизации администратор попадает на страницу графика консультаций
2.2 Работа со справочниками
Для перехода к настройкам системы необходимо нажать на кнопку «Настройки» и выбрать «Справочники».
На странице «Справочники» для администратора доступны пять справочников «Ведомства», «Темы», «МФЦ», «Категории» и «Пользователи»
Справочник «Ведомства»
В справочнике в виде таблицы представлен реестр ведомств.
Таблица содержит поля: ID; Полное наименование; Сокращенное наименование; Электронная почта, а также порядковый номер.
Администратор может искать ведомство по полному и сокращенному наименованию ведомства при помощи поиска.
Рисунок 3 – Справочник «Ведомства»
Администратор может добавить новое ведомство, нажав на значок «+» рядом со вкладкой «Ведомства».
Откроется страница «Новое ведомство» с формой заполнения данных о ведомстве, которые администратор должен указать.
Рисунок 4 – Новое ведомство
По заполнению всех данных, ведомство необходимо сохранить, нажав кнопку «Сохранить» в левом нижнем углу формы.
Также администратор может просматривать, редактировать и удалять ранее созданные ведомства. Для этого он нажимает на необходимое ведомство в списочной форме. В открывшемся окне просмотра «Ведомство» (Рисунок 5) нужно нажать на кнопку «Редактировать», и в режиме редактирования изменить необходимую информацию о ведомстве.
Рисунок 5 –Просмотр ведомства
В справочнике «Темы» отображен реестр тем, в виде списочной формы с полями: ID; Полное наименование; Сокращенное наименование; Ведомство.
Администратор может искать темы при помощи поиска, либо отфильтровать по ведомству.
Рисунок 6 – Справочник «Темы»
Администратор может добавить новую тему, для этого ему необходимо нажать на значок «+» рядом со вкладкой «Темы».
На открывшейся странице «Новая тема» с формой для заполнения данных, администратору необходимо заполнить поля: «Полное наименование», «Сокращенное наименование» и выбрать из выпадающего списка ведомство.
Рисунок 7 – Добавление новой темы администратором
Также администратор может просматривать и редактировать существующие темы аналогично действиям в справочнике «Ведомства».
Рисунок 8 –Просмотр темы
В справочнике «МФЦ» отображен реестр МФЦ, в виде таблицы с
полями: ID; Адреса офиса МФЦ; Электронный адрес МФЦ.
Администратор может искать МФЦ по Адресу офиса МФЦ в поиске.
Рисунок 9 – Справочник МФЦ
Администратор может добавить новый МФЦ, для этого ему необходимо нажать на значок «+» рядом со вкладкой «МФЦ».
На открывшейся странице «Новый МФЦ» с формой для заполнения данных, администратору необходимо заполнить все поля.
Рисунок 10 – Добавление нового МФЦ
Также администратор может просматривать и редактировать существующие МФЦ в режиме редактирования.
Рисунок 11 –Просмотр МФЦ
В справочнике «Категории» отображен реестр категорий услуг в виде таблицы со столбцами: ID, Название, Ведомство. Администратор может искать поискать Категорию по ее наименованию в поле Поиска.
Рисунок 12 –Справочник Категории
Администратор может добавить новую категорию, нажав на значок «+» рядом со вкладкой «Категории».
На открывшейся странице «Новая категория» администратору необходимо заполнить следующие поля: Название, Текст (описание категории), выбрать Ведомство и загрузить Изображение.
Рисунок 13 – Новая категория
Также администратор может просматривать и редактировать категории.
В справочнике «Пользователи» отображен реестр пользователей, в виде таблицы с полями: Роль; ФИО; Ведомство; Должность; Адрес МФЦ.
Администратор может искать пользователей по ФИО в поле поиска, а также фильтровать по роли, ведомству и МФЦ, выбрав их в соответствующих выпадающих списках и нажав применить.
Рисунок 14 – Справочник Пользователи
Администратор может добавить нового пользователя, для этого ему необходимо нажать на значок «+» рядом со вкладкой «Пользователи».
На открывшейся странице «Новый пользователь» администратору необходимо выбрать Роль пользователя из выпадающего списка.
Рисунок 15 – Выбор роли нового пользователя
Поля для заполнения могут отличаться в зависимости от роли пользователя.
Также администратор может просматривать и редактировать существующих пользователей "За исключением граждан, которых создал не сотрудник МФЦ/Администратор, а которые сами зашли на сервис через ЕСИА" аналогично действиям в других справочниках.
2.3 Создание и редактирование графика консультаций
График консультаций представляет собой календарь, в котором отображаются приемные дни всех ведомств. Календарь открывается на текущем месяце, месяцы можно листать.
Рисунок 16 – График консультаций
По умолчанию календарь отображает информацию о всех ведомствах, но возможна фильтрация по одному ведомству.
Администратор может добавить ведомство на выбранную дату, нажав на кнопку + в ячейке календаря. В системе установлен запрет на формирование расписания на даты, предшествующие текущей.
Рисунок 17 – Добавление нового расписания
По нажатию на день откроется страница создания нового расписания «Новое расписание». На данной странице администратор должен выбрать ведомство, из выпадающего списка «Ведомство», а также заполнить поля «Начало приёма», «Конец приёма» и продолжительность одной консультации. После этого центральной части страницы отобразятся тайм-слоты консультаций.
Если какие-то тайм-слоты консультаций не должны быть доступны для записи (например, это время перерыва), необходимо щелкнуть по ним мышкой и снять цветовое выделение. Нажать кнопку «Сохранить».
Рисунок 18 – Выбор времени консультаций
Когда расписание сохранено, в Графике консультаций в ячейке этого дня отобразилось наименование ведомства (Рисунок 19).
Рисунок 19 – Отображение нового ведомства на графике консультаций
2.4 Работа в реестре заявок
Администратор видит в реестре заявок все заявки, попавшие в систему. Он может отфильтровать заявки при помощи фильтров, а также открыть необходимую заявку путем нажатия на неё.
Форма поиска и применения фильтров для администратора представлена на Рисунке 20. В поле Поиск, администратор может искать заявки ФИО заявителя, ФИО регистратора, также по теме вопроса и номеру заявки.
Рисунок 20 – Форма поиска и применения фильтров
Администратор может фильтровать заявки по «дате подачи» и «дате консультации», выбрав необходимые даты по нажатию на значок календаря в соответствующем поле. Также администратор может фильтровать заявки по «Статус», «Ведомство» и «Тема», выбирая необходимые параметры в соответствующих выпадающих списках.
Заявки сортируются по дате начала консультации.
Рисунок 21 – Реестр заявок Администратора
По нажатию на «Заявку» администратор может просмотреть её более подробно.
2.5 Формирование заявки на участие граждан в консультировании онлайн
При необходимости администратор может добавить в систему новую заявку. Для этого ему необходимо нажать на кнопку «Подать заявку» расположенную в верху формы Реестра заявок.
Рисунок 22 – Подача заявки администратором
Нажимая на кнопку «Подать заявку», администратор попадает в форму новой заявки. В ней он выбирает Заявителя из списка при помощи поиска путем ввода его ФИО, серии, номера и дате выдачи паспорта.
Рисунок 23 –Поиск заявителя в списке
Система делает отбор записей заявителей с совпадающим ФИО. В этой выборке администратор по уточняющим ФИО данным – дате рождения, номеру и серии паспорта – выбирает искомого заявителя.
Если заявитель найден, то администратор переходит к заполнению заявки.
Если же заявитель не найден в списке заявителей, то администратор переходит в меню «Настройки», там выбирает «Справочники». В справочнике «Пользователи» добавляет нового пользователя с ролью «Гражданин» (см. Работа со справочниками).
Далее администратор возвращается в реестр заявок, там снова нажимает кнопку «Подать заявку» и в поле «Заявитель» выбирает необходимого заявителя (см. Рисунок 23).
В карточке Новой заявки администратору необходимо заполнить все поля (Тема, ведомство, суть вопроса, место проведения консультации, выбрать дату и время консультации), прикрепить дополнительные документы, если такие имеются, а также заполнить данные регистрирующего заявление. Далее администратор может отправить заявку, нажав на кнопку «Подать заявку» в левом нижнем углу формы.
Рисунок 24 – Просмотр созданной заявки
2.6 Формирование отчетов
Администратор может формировать следующие отчеты:
- Количество зарегистрированных пользователей
- Количество заявок
- Количество консультаций
Рисунок 25 – Отчеты
Отчет «Количество зарегистрированных пользователей» показывает сколько пользователей было зарегистрировано в системе через офис МФЦ и через ЕСИА. Отчет можно сформировать на заданный период.
Рисунок 26 – Отчет «Количество зарегистрированных пользователей»
Отчет «Количество заявок» отражает информацию о количестве заявок в каждое ведомство. Отчет можно сформировать на заданный период.
Рисунок 27 – Отчет «Количество заявок»
Отчет «Количество консультаций» показывает сколько консультаций провело каждое ведомство. Отчет можно сформировать на заданный период.
Рисунок 28 – Отчет «Количество консультаций»
2.7 Участие администратора в онлайн консультации
Администратор может принять участие в онлайн консультировании в качестве зрителя. Для этого администратор входит в Переговорную, перейдя на соответствующую вкладку.
Страница «Переговорная» содержит список всех консультаций, всех ведомств на текущую дату, а также данные о консультациях будущих периодов.
Нажав кнопку «Начать» - при условии, что консультация уже идет – он отказывается третьим участником в приеме.
Рисунок 29 – Переговорная
При подключении он видит и слышит обоих участников - Чиновника и Гражданина. Его также видно, но не слышно.
Администратор, положив трубку отключается от консультации не прервав ее.
Консультация завершается автоматически по истечении времени, отведенного на неё.
2.8 Журнал посещений
Все входы и выходы из системы зафиксированы в Журнале посещений. Он открывается из меню «Настройки», «Журнал посещений».
Информацию о посещении системы можно выбрать за определенный период.
